Algum tempo atrás o que mais se via eram muitos fichários armazenados em grandes prateleiras nos órgão públicos. Quando os cidadão necessitavam de um documento era necessário ir até o local e solicitar ao servidor público que consequentemente precisava pegar nos fichários.
A tecnologia veio para melhorar tanto a vida do cidadão como também dos funcionários públicos, pois é possível armazenar todos os documentos através de pastas em uma única ferramenta que agrega um valor extraordinário para a gestão pública, pois um dos objetivos principais é armazenar documentos na nuvem deixando de existir aquela quantidade de documentos físicos nas prefeituras.
A vantagem disso é a facilidade de construção de uma estrutura para cada entidade, possibilitando inserir documentos dentro de pastas contendo números de processos organizando assim todos os dados em um único lugar.
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