Abril

03/04/2023

Integrando anexos via e-mail

Pensando em atender as demandas do dia a dia dos nossos clientes, informamos que foi disponibilizada uma nova funcionalidade que realiza a integração com o sistema Documentos a partir de um anexo enviado por e-mail. Essa funcionalidade encontra-se no menu Configurações > Receber por e-mail.

A ferramenta permite integrar documentos enviados para o e-mail gerado para a entidade, e, por meio da automação, armazenar o anexo no sistema Documentos. O primeiro passo é marcar a opção Habilitar recebimento de documentos por e-mail. Logo, é gerado um endereço de e-mail e para esse endereço são enviados os anexos.

DICA!

É possível copiar o endereço de e-mail dando dois cliques sobre o mesmo.

Adicionalmente, é possível habilitar a integração somente de e-mails enviados a partir de um servidor de e-mail autorizado pela entidade. Para isso, basta inserir o IP do servidor de origem na lista “Servidor de origem”. É possível adicionar até dez servidores autorizados. Se houver 1 ou mais endereços na lista Servidor de origem, qualquer e-mail enviado a partir de um IP não autorizado será ignorado.

Após habilitar o recurso Receber por e-mail, é necessário criar uma automação do tipo Documentos recebidos por e-mail. Caso o usuário não escolha nenhum critério serão armazenados todos os anexos enviados para a entidade.

IMPORTANTE!

É imprescindível que seja criada uma automação e que a mesma esteja habilitada para a entidade receber os anexos enviados por e-mail.

Na edição do e-mail é possível inserir chave + valor, veja nos exemplos abaixo:

• Passar uma chave + valor (alias) no endereço de e-mail inserindo antes do @ +chave#valor, essa expressão nada mais é do que um marcador dinâmico e não tem limite para cadastrar chaves e valores.
  • endereço gerado pela ferramenta Documentos: bet_1474@nopaper.test.betha.cloud
  • inserindo chave + valor: bet_1474+chave#valor@nopaper.test.betha.cloud
  • mais de uma chave + valor: bet_1474+chave#valor+chave#valor+chave#valor+chave#valor@nopaper.test.betha.cloud

• A segunda maneira é inserindo no assunto do e-mail, para isso, escreva um título e em seguida acrescente @chave#valor

Importante ressaltar que o tamanho de cada anexo não poderá ultrapassar 5 MB e o tamanho total do e-mail não deve ultrapassar 40MB. Caso ocorra a tentativa de integração de um anexo maior do que 5 MB, a entidade ficará bloqueada pelo período de 1h e durante esse tempo nenhum novo anexo será integrado. Para verificar se a entidade está bloqueada, verifique a tela de configurações. Nesta tela, será mostrado o aviso de bloqueio e horário que o bloqueio irá expirar.

Definindo de onde obter anexo em uma automação

A linha NoPaper está em constante evolução, e para possibilitar maior integração e comunicação entre as ferramentas foi implementado uma funcionalidade na automação onde os usuários podem definir de qual variável do evento irá obter a url para baixar o anexo do documento e caso não encontre e/ou não seja possível baixar, apenas não incluirá o anexo. Possibilitando ainda utilizar variáveis dinâmicas.

Mudança no compartilhamento de documentos e pastas

Agora um documento ou pasta só será compartilhado quando adicionado um tipo como grupo, entidade ou usuário, e logo clicar no botão COMPARTILHAR.

Quando a pasta e/ou documento for editado, o botão compartilhar é substituído por SALVAR e só será gravado as informações ao pressioná-lo.

Caso a janela seja fechada antes de salvar, uma mensagem aparecerá na tela informando se a ação é para ser descartada ou não.

Configurando um caminho para criação de um documento em uma automação na pasta raiz

Agora nas ações de automações é possível criar caminhos personalizados para encontrar documentos e pastas. Permitindo que os caminhos sejam criados sem a necessidade de informar uma pasta inicial, podendo iniciar em Meus Documentos.